Dva zaměstnanci jedou stejných 500 kilometrů. Říjnová změna může jednomu přinést o 213 korun více
Stejné auto, stejná spotřeba a stejná trasa, přesto jiná náhrada za benzin. Od října vzrostla vyhlášková cena Naturalu 95. Rozdíl se ale projeví jen při splnění podmínek pro náhradu paliva a tehdy, když zaměstnanec cenu hodnověrně nedoloží. Samotné svolení šéfa k jízdě autem nemusí stačit.
Při vyúčtování pracovní cesty se snadno soustředíme na počet kilometrů a přehlédneme, z jaké ceny účetní benzin vlastně počítá. Právě tato položka se na začátku října změnila. Vyhláška č. 175/2026 Sb. zvýšila průměrnou cenu automobilového benzinu s oktanovým číslem 95 z 34,70 na 41,80 koruny za litr. Účinná je od 1. října 2026.
Stejná cesta, jiné vyúčtování
Vezměme si příklad dvou zaměstnanců, kteří na žádost zaměstnavatele použijí vlastní osobní automobil. Jeden absolvuje pracovní cestu v září, druhý v říjnu. Oba ujedou 500 kilometrů a pro výpočet náhrady mají spotřebu 6 litrů na 100 kilometrů. Ani jeden cenu benzinu hodnověrně neprokáže, proto se použije vyhláškový průměr platný pro příslušnou cestu.
Množství paliva vychází v obou případech na 30 litrů. Zářijová náhrada za benzin tak činí 1 041 korun, říjnová 1 254 korun. Rozdíl je přesně 213 korun. Nejde o plošný bonus pro zaměstnance ani o příplatek ke mzdě, ale o výsledek konkrétního výpočtu cestovní náhrady.
Základní kilometrová náhrada se počítá samostatně. Nelze tedy tvrdit, že uvedené částky představují celé vyúčtování pracovní cesty. Vedle paliva mohou do vyúčtování patřit další náhrady podle průběhu cesty a zákonných podmínek.
Souhlas není totéž co žádost zaměstnavatele
Zákoník práce rozlišuje dvě situace. Pokud zaměstnanec jen dostane souhlas, aby místo určeného dálkového hromadného dopravního prostředku použil jiný dopravní prostředek, náhrada odpovídá ceně jízdného za původně určenou dopravu. Nárok na základní náhradu za kilometry a na spotřebované palivo spojuje zákon s použitím vozidla na žádost zaměstnavatele, přičemž nesmí jít o vozidlo poskytnuté zaměstnavatelem.
Před cestou se proto vyplatí mít jasno, v jakém režimu jedete a co zaměstnavatel požaduje. Podobně důležité je doložení podmínek u přesčasů při práci z domova: samotný pocit, že vám vznikl výdaj nebo práce navíc, ještě nenahrazuje podklady k nároku.
Zaměstnanec by neměl tento rozdíl řešit teprve ve chvíli, kdy se vrátí a očekává peníze. Písemně potvrzené podmínky pracovní cesty pomohou předejít sporu o to, zda firma vlastní automobil skutečně požadovala, nebo pouze dovolila.
Účtenka může výsledek změnit
Vyhlášková cena není sazba, kterou lze libovolně upřednostnit před doloženou cenou. Zaměstnanec cenu paliva prokazuje dokladem o nákupu, z něhož je patrná souvislost s pracovní cestou. Teprve pokud ji hodnověrně neprokáže, přichází na řadu průměr stanovený vyhláškou. Při doložené ceně proto uvedený rozdíl mezi zářím a říjnem automaticky nevzniká.
Při více souvisejících dokladech zákoník práce počítá s aritmetickým průměrem prokázaných cen. Zaměstnanec si tedy nemá z předložených dokladů jednoduše vybrat ten s nejvyšší cenou. V dalším MODELU doloží dvě ceny, 40 a 42 korun za litr. Jejich aritmetický průměr je 41 korun, takže při uvedených 30 litrech vychází náhrada paliva na 1 230 korun. Proti říjnovému vyhláškovému výpočtu je to o 24 korun méně. Tento rozdíl však neopravňuje nahradit doložené ceny vyšším vyhláškovým průměrem.
Pracující senioři mohou na vyúčtování navazujícím na výplatu kontrolovat také slevu na sociálním pojištění při práci v důchodu. Jde o jinou položku než cestovní náhrady, proto je vhodné při kontrole peněz obě věci oddělit.
Spotřebu je potřeba doložit údaji k vozidlu
Ani spotřeba použitá ve výpočtu není libovolným odhadem podle posledního tankování. Zákoník práce vychází z údajů v technickém průkazu nebo osvědčení o registraci použitého vozidla, které zaměstnanec předkládá zaměstnavateli. Přednost má údaj pro kombinovaný provoz podle evropských norem.
Pokud v těchto dokladech uveden není, zákon stanoví aritmetický průměr z uvedených údajů. Chybějí-li údaje o spotřebě v obou dokladech úplně, je třeba ji prokázat dokladem vozidla shodného typu se stejným objemem válců. Při kontrole vyúčtování proto potřebujete vedle ceny benzinu a délky cesty také vědět, z jakého podkladu účetní spotřebu převzala.